30/08/2014 - Tentativa de Contato

Neste sábado, marcamos nosso primeiro encontro com o Moisés, representante da GAAPIS que irá nos acompanhar durante o projeto. Devido a falhas de comunicação, houve um desencontro e não tivemos nosso contato inicial com a instituição.
O que facilitou o erro: Não pegamos o número do celular do Moisés para entrarmos em contato com ele.

06/09/2014 - Primeira Visita

Finalmente conhecemos a GAAPIS! Moisés nos apresentou a instituição, destacando principais projetos. Conhecemos as salas de aula, as áreas de convivência e o objeto de nosso projeto: a sala de arquivo morto. Nesse primeiro encontro, começamos a discutir com o cliente quais eram os problemas do arquivo e as possíveis soluções para reorganização da sala.

Arquivo de pasta suspensa -possível fonte de recursos

Estado da sala de arquivo

O desafio!

Caixas vazias e documentos espalhados

13/09/2014 - 2ª Visita e Apresentação de Ideias

Voltamos à GAAPIS com ideias de reestruturação do arquivo e apresentamos ao Moisés. Juntos, discutimos quais seriam e melhores soluções e descartamos aquelas que se mostraram inviáveis. Além da organização do arquivo, nos propusemos a realizar uma nova pintura na sala, com materiais já disponíveis na organização. Levantamos a quantidade de arquivo, os tipos de documentação, tiramos as medidas da sala e das prateleiras. Elaboramos um esqueleto de como deverá ser a sala no término do projeto.

20/09/2014 - Planejamento

Após discutirmos soluções com o cliente, elaboramos o planejamento, definimos o cronograma, montamos nosso termo de abertura e preparamos nossa primeira apresentação para a turma e para o professor João Arantes.

27/09/2014 - Primeiro dia de Trabalho!

Voltamos à GAAPIS para colocar em prática nosso plano de ação. Neste sábado esvaziamos a sala do arquivo para reparos na parede e pintura e começamos a organizar os documentos.

Organização dos documentos

Sala de arquivo - pintura

Sala de arquivo

Documentação para organizar

Sala de arquivo: fim de tarde

04/10/2014 - Sem visita

Neste sábado não fomos à GAAPIS, pois não haveria alguém da instituição para nos acompanhar. Aproveitamos a semana para atualizarmos nosso termo de abertura e nossa declaração de escopo. Também começamos a arrecadação de recursos por meio de doações e venda de 171 pares de brincos que encontramos na sala de arquivo no primeiro dia de organização.

11/10/2014 - 2º dia de organização

Voltamos à arrumação do arquivo. A pintura da sala está um pouco atrasada em relação ao cronograma, mas não atrapalha o trabalho de organização. O andamento do projeto é o seguinte:

 - Pintura da sala: Conseguimos fazer uma demão de tinta branca e deixamos a finalização para o dia 18/10.
 - Arquivo: Estamos no processo de identificação e catalogação de documentos (cadastros de alunos e projetos menores).

 - Materiais: Ainda não foram adquiridos. Planejamos comprar a primeira parte até sábado 18/10.

Primeira demão

18/10/2014 - 3º Dia de Trabalho

Neste sábado conseguimos finalizar a pintura da sala. Foram adquiridas as madeiras para as prateleiras, e houve um grande avanço na organização do arquivo. As prateleiras de aço foram desmontadas para que na semana seguinte possamos levar as que estão em estado crítico de manutenção para o ferro velho. Levamos 6 monitores de tubo e um televisor de 14' para venda.

Dias 24 e 25/10/214

Nesta semana nossa equipe foi dividida em dois dias.Algumas pessoas foram para a GAAPIS na sexta-feira e outras apenas no sábado. Na sexta-feira as madeiras que serão utilizadas como prateleiras foram lixadas e pintadas. No sábado demos continuidade à catalogação dos documentos presentes no arquivo morto, que ficou 95% concluída.
Conseguimos vender, até o momento, 40% dos 171 brincos fornecidos pela instituição para arrecadação. O dinheiro foi utilizado para comprarmos uma parte dos materiais necessários na organização da sala (fita adesiva, papel sulfite, grampos trilho e caixas de arquivo morto).

01/11/2014 - Início do arquivo final

Com a catalogação quase concluída, começamos a arquivar definitivamente os documentos em suas caixas efetivas. Integramos as planilhas de catalogação que cada membro da equipe alimentou nos últimos sábados para encontrarmos documentos similares e arquiva-los juntos. Dessas planilhas iniciais e do arquivo final sairá nossa catalogação definitiva para futuras pesquisas da instituição.

08/11/2014 - Arquivo final em andamento

Neste sábado continuamos com o arquivamento final dos documentos. O arquivo de projetos já está quase completo, sobrando apenas assuntos de RH e a documentação da Fundação Casa. Enquanto isso, nosso voluntário trabalha arduamente na finalização da sala, pintando as prateleiras para instala-las na próxima semana.

15/11/2014 - Finalização da sala

As prateleiras foram instaladas, mas precisarão de um reforço para aguentar o peso das caixas. Iniciamos o arquivo da Fundação Casa, projeto da ONG com a maior quantidade de documentos (porém, mais organizados). Estamos na reta final e planejamos entregar o projeto em 29/11/2014.

Prateleiras

Ainda falta sustentação

Arquivos finalizados

Novas caixas

20/11 e 22/11/14 - Finalizando

Nesta semana conseguimos visitar a instituição em dois dias:quinta-feira (20/11), feriado em São Paulo e sábado (22/11). Demos continuidade ao arquivo final da Fundação Casa e conseguimos uma sustentação para as prateleiras. As coisas estão dando certo! Contudo, não conseguiremos terminar o projeto em 29/11, pois ainda falta finalizar o arquivo, conferir novamente a veracidade do conteúdo das caixas, reorganizar o catálogo e etiquetar os arquivos.

29/11/14 e /6/12/14 - Extensão do projeto

Como esperado há alguns dias, não conseguimos finalizar o projeto na data previamente estabelecida. Como a GAAPIS irá fechar agora em dezembro e os integrantes do grupo sairão de férias, retornaremos ao trabalho em janeiro e teremos mais duas semanas para finalizarmos a organização. Lembrando que a sala está pronta, só precisamos finalizar os arquivos e criar a catalogação final.